Horenso là gì? Phương pháp làm việc nhóm “rau chân vịt" của bậc thầy Nhật Bản

Trong những năm gần đây, nhiều bạn trẻ Gen Z vừa ra trường gia nhập thị trường lao động với sự nhiệt huyết. Nhưng vì còn thiếu hụt kinh nghiệm, nhiều bạn trẻ thường tự xử lý công việc mà quên thảo luận hay báo cáo lỗi với cấp trên, dẫn đến nhiều sai lầm không đáng có. 

Để trở nên chuyên nghiệp hơn, hãy thử tìm hiểu quy tắc Horenso – bí quyết giao tiếp và quản lý công việc mà người Nhật nào cũng nằm lòng, giúp bạn làm việc hiệu quả và tránh rắc rối không cần thiết.

Horenso là gì? 

Horenso là phương pháp quản lý và giao tiếp được phát triển từ Nhật Bản, nhằm cải thiện tính hiệu quả trong việc trao đổi thông tin khi làm việc nhóm. Tên gọi "Horenso" là sự kết hợp của ba từ: 

• Hokoku (báo cáo)
• Renraku (liên lạc)
• Sodan (thảo luận)

Phương pháp này giúp đảm bảo rằng tất cả mọi người trong tổ chức đều được thông báo đầy đủ và kịp thời về các vấn đề công việc.

Hokoku: Báo cáo

Hokoku (報告) nghĩa là báo cáo – bước đầu tiên và quan trọng nhất trong Horenso. Nhân viên cần thường xuyên cập nhật tình hình, những vấn đề còn vướng mắc hay các kết quả công việc. Đây sẽ là luồng thông tin giúp các thành viên trong nhóm và quản lý nắm bắt tình hình công việc và kịp thời giải quyết các vấn đề trước khi nó trở thành “quả bom nổ chậm".

Renraku: Liên lạc

Renraku (連絡) là liên lạc – "xương sống" trong quá trình giao tiếp nhóm. Việc trao đổi thông tin kịp thời giữa các nhân viên và giữa nhân viên với quản lý giúp công việc "chạy bon bon" mà không gặp sự cố bất ngờ.  Khi mọi thông tin được thông báo đúng thời điểm, mọi người sẽ nắm bắt tình hình nhanh chóng và sẵn sàng đối phó với bất kỳ thay đổi nào. Điều này giúp công việc không bị gián đoạn và tiến triển ổn định hơn.

Sodan: Thảo luận

 Sodan (相談) là thảo luận, trao đổi ý kiến – một yếu tố cực kỳ quan trọng nhưng hay bị bỏ qua. Việc báo cáo và liên lạc kịp thời tất nhiên quan trọng nhưng điều đó là chưa đủ để đảm bảo quyết định đưa ra là đúng đắn. Giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng làm việc nhóm rất quan trọng, giúp mọi người hiểu thêm về ý kiến của nhau, tránh được những sai lầm không đáng có và tạo ra môi trường làm việc đầy sự tin tưởng và chuyên nghiệp. Đừng ngại thảo luận, vì "một cây làm chẳng nên non", teamwork sẽ giúp công việc trơn tru hơn rất nhiều.

Tại sao doanh nghiệp lại cần Horenso?

Vì đơn giản, chẳng công ty nào có thể vận hành tốt mà thiếu sự hợp tác nhóm nhịp nhàng. Giao tiếp kém có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình làm việc nhóm. Theo ước tính, việc giao tiếp không hiệu quả trong công việc gây mất trung bình 7.47 giờ/tuần cho mỗi nhân viên, dẫn đến thiệt hại 12,506 USD/năm.  Việc áp dụng Horenso có thể đem lại các lợi ích như: 

Tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm trong công việc

66% các quyết định quan trọng của tổ chức được cho là vừa kém chất lượng vừa chậm trễ. Và Horenso có thể cải thiện tình trạng này! Bằng việc báo cáo thường xuyên và kịp lúc, Horenso đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác, tránh những trường hợp sai lệch, quy chụp do thiếu hụt thông tin. Mỗi thành viên đều biết rõ mình cần làm gì, trách nhiệm ra sao, từ đó tránh những trường hợp “ông nói gà, bà nói vịt”. 

Phát hiện sớm và giải quyết vấn đề kịp thời

Việc áp dụng quy tắc Horenso trong công việc đồng nghĩa với nhân viên thường xuyên báo cáo và liên lạc kịp thời về tiến độ hoặc khó khăn gặp phải. Điều này cho phép quản lý phát hiện sớm các vấn đề trước khi chúng trở thành khủng hoảng, từ đó giúp doanh nghiệp ứng phó tốt hơn và tránh được những thiệt hại không đáng có.

Xây dựng lòng tin và mối quan hệ trong doanh nghiệp

Việc trao đổi và thảo luận thường xuyên không chỉ giúp công việc chạy suôn sẻ mà còn tạo ra một môi trường làm việc đầy sự tôn trọng và tin tưởng. Một ví dụ điển hình là các công ty áp dụng văn hóa giao tiếp mở. Ở những doanh nghiệp này, nhân viên thường có cơ hội trao đổi trực tiếp với quản lý về những trở ngại trong công việc, từ đó tạo ra sự kết nối chặt chẽ giữa các cấp trong tổ chức. Điều này giúp xây dựng lòng tin bền vững, vì cả nhân viên và cấp trên đều có cơ hội thấu hiểu nhau hơn.

Nâng cao hiệu suất làm việc nhóm

Một đội nhóm mạnh cần phối hợp nhịp nhàng như một dàn nhạc. Dù mỗi thành viên có thể thành thạo những "nhạc cụ" khác nhau, nhưng việc tuân thủ quy tắc Horenso giúp tất cả cùng hòa âm, tạo nên sự gắn kết và đồng bộ. Nhờ đó, công việc không chỉ diễn ra trơn tru mà còn đạt hiệu quả cao nhất.

Những quy tắc vàng khi triển khai Horenso

Nhiều doanh nghiệp đã thử áp dụng Horenso, nhưng không phải tất cả đều thành công. Nguyên nhân chính là họ chưa nắm rõ những nguyên tắc quan trọng cần tuân thủ khi triển khai sau đây:

• Báo cáo định kỳ và đầy đủ: Nhân viên cần báo cáo định kỳ, chính xác, và đầy đủ, đặc biệt là ưu tiên thông báo sớm các vấn đề quan trọng. Văn phong cần lịch sự, tôn trọng, và thông tin cần phân tích rõ ràng, có giải pháp kèm theo.
• Liên lạc kịp thời và rõ ràng: trong trường hợp khẩn cấp, bạn có thể trao đổi bằng lời nói hoặc qua điện thoại, chỉ tập trung nói điều cần thiết. Với các thông tin cần gửi đến nhiều người, hãy tổ chức các cuộc họp hoặc sử dụng các cổng thông tin nội bộ. Đối với thông tin liên quan đến chất lượng hoặc quy trình, văn bản sẽ giúp lưu trữ và theo dõi tốt hơn.
• Thảo luận trước khi đưa ra quyết định: Càng là vấn đề quan trọng, bạn càng không thể “tự biên tự diễn” mà hãy tham vấn ý kiến cấp trên hoặc đồng nghiệp trước khi đưa ra quyết định. Điều này giúp tránh được sai lầm không đáng có và tạo ra sự đồng thuận trong nhóm, tránh những tranh cãi về sau.
• Chủ động xử lý vấn đề và đảm bảo thông tin chính xác: Đừng chờ đến khi vấn đề trở nên nghiêm trọng mới báo cáo. Khi liên lạc hoặc báo cáo, cần đảm bảo rằng thông tin cung cấp là rõ ràng, chính xác và không gây hiểu lầm. Đừng để những lo ngại cá nhân dẫn đến việc đưa ra thông tin mơ hồ, ảnh hưởng đến việc ngăn chặn và giải quyết vấn đề kịp thời.

Horenso khác gì so với các phương pháp quản lý khác?

Horenso không chỉ dừng lại ở việc quản lý thông tin mà còn đóng vai trò là cầu nối giúp thúc đẩy sự minh bạch và giao tiếp nội bộ hiệu quả. Vậy điểm khác biệt của Horenso so với các phương pháp quản lý khác là gì? Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Horenso và mô hình Agile

Cả Horenso và Agile đều khuyến khích giao tiếp thường xuyên và minh bạch trong nhóm làm việc. Điểm khác nhau là Horenso tập trung vào việc thông báo và thảo luận từ cấp dưới lên cấp trên theo một quy trình chặt chẽ, trong khi Agile lại khuyến khích tự quản lý và phản hồi theo chu kỳ ngắn hơn, cho phép các nhóm tự điều chỉnh.

Horenso và quản trị nhân sự theo tính cách DISC

Horenso và DISC đều nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giao tiếp và thấu hiểu con người trong tổ chức. Tuy nhiên, mỗi phương pháp có điểm tập trung khác nhau. Horenso hướng đến việc chuẩn hóa quy trình giao tiếp và báo cáo, đảm bảo thông tin được truyền tải kịp thời và chính xác. Còn quản trị nhân sự dựa trên mô hình DISC lại điều chỉnh phong cách quản lý và lãnh đạo dựa vào tính cách của mỗi người, giúp tăng cường sự phù hợp và hiệu quả trong công việc.

• Người nhóm D (Dominance): Thích kết quả nhanh chóng, quyết đoán, phù hợp với những nhiệm vụ thách thức. Họ cần sự giao tiếp ngắn gọn và tập trung vào mục tiêu chính.
• Người nhóm I (Influence): Nổi bật với kỹ năng giao tiếp, truyền cảm hứng, thích sự sáng tạo. Họ cần không gian để thể hiện ý tưởng và giao tiếp cởi mở.
• Người nhóm S (Steadiness): Họ có tính kiên nhẫn, ổn định, và tập trung vào sự hợp tác. Cần sự giao tiếp nhẹ nhàng và thời gian để thảo luận kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định.
• Người nhóm C (Conscientiousness): Luôn chú trọng đến chi tiết và chính xác. Họ cần các quy trình rõ ràng và thông tin chính xác trước khi đưa ra quyết định.

Horenso và Micromanagement

Cả Horenso và Micromanagement đều đòi hỏi sự giám sát và theo dõi chặt chẽ từ cấp trên, đặc biệt là trong việc cập nhật thông tin và tiến độ công việc. 

Điểm khác biệt lớn nhất là Horenso khuyến khích nhân viên chủ động báo cáo và thảo luận, tạo điều kiện cho sự tin tưởng lẫn nhau, trong khi phong cách lãnh đạo kiểu Micromanagement lại dễ dẫn đến cảm giác bị giám sát quá mức, gây áp lực và giảm sự sáng tạo.

Một nghiên cứu của Accountemps cho biết 68% nhân viên từng làm việc cho người quản lý áp dụng phương pháp micromanagement cảm thấy tinh thần làm việc giảm sút, trong khi 55% cho biết năng suất làm việc của họ bị ảnh hưởng tiêu cực. Thêm vào đó, 70% nhân viên đã từng nghĩ đến việc nghỉ việc do bị micromanagement, và khoảng 30% thực sự đã rời bỏ công ty vì lý do này.

Bảng tổng hợp sự khác biệt giữa các mô hình quản trị sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn về ba mô hình quản trị trên: 

Lời kết

Horenso là bí quyết giao tiếp và quản lý công việc hiệu quả từ Nhật Bản, giúp tăng cường minh bạch, trách nhiệm và sự hợp tác trong doanh nghiệp. Bằng việc báo cáo, liên lạc và thảo luận thường xuyên, Horenso giúp phát hiện sớm vấn đề, nâng cao hiệu suất làm việc nhóm và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, đáng tin cậy.

Hiểu rõ tính cách để giao tiếp hiệu quả hơn, tracnghiemtinhcach.vn luôn đồng hành cùng bạn vượt qua mọi thử thách thông qua bài test DISC. Hãy theo dõi chúng tôi để đón đọc những bài viết hữu ích tiếp theo!