Hướng Dẫn Cách Giao Tiếp Với Từng Nhóm DISC Nơi Công Sở

Mô hình DISC chia tính cách con người thành 4 nhóm gồm D (Dominance – Sự thống trị), I (Influence – Ảnh hưởng), S (Steadiness – Ổn định) và C (Conscientiousness – Tính tỉ mỉ). Việc nắm bắt cách giao tiếp với từng nhóm DISC nơi công sở sẽ giúp bạn hiểu rõ các nét tính cách riêng biệt, vốn tác động trực tiếp tới cách mỗi người ứng xử và làm việc chung.

Cách giao tiếp với từng nhóm DISC nơi công sở

Được thể hiện qua các nhóm tính cách DISC, cách bộc lộ cảm xúc gắn liền với bốn kiểu hành vi gồm Thống trị - Dominance (D), Ảnh hưởng - Influence (I), Kiên định - Steadiness (S) và Tận tâm - Conscientiousness (C).

Dù nhiều người vội vàng đọc vị đồng nghiệp để xếp họ vào một nhóm duy nhất, nhưng trước mức độ áp lực và bối cảnh công việc khác nhau, mỗi người là sự kết hợp riêng biệt của cả 04 nhóm tính cách, trong đó một hoặc hai nhóm tính cách có thể nổi bật hơn. Bên cạnh đó, mỗi nhóm tính cách DISC có các đặc điểm hành vi riêng; một người không nhất thiết có đủ mọi đặc điểm đó, song vẫn có những nét giống với danh sách đặc điểm.

Về giá trị, cả 4 nhóm tính cách DISC đều ngang nhau và không nhóm nào tốt hơn nhóm nào. DISC không đo mức thành công, năng lực, trí thông minh hay điểm yếu của cá nhân, mà phản ánh khu vực thoải mái và cách thức làm việc quen thuộc. Mỗi phong cách có điểm mạnh đi cùng điểm cần hoàn thiện riêng. Thay vì bắt một bên luôn phải nhượng bộ bên kia, nhóm làm việc hiệu quả ứng dụng DISC cho doanh nghiệp để thích nghi và hòa hợp.

Cách giao tiếp với người nhóm D

Có thể nhận thấy ở người nhóm D nét tính cách tự tin, dứt khoát và mạnh mẽ. Họ luôn muốn nắm quyền, dẫn dắt và đối mặt thử thách. Do luôn quan tâm đến kết quả và thành tích, người nhóm D nhắm đến việc hoàn thành mục tiêu mau chóng và hiệu quả.

Nếu làm việc với người nhóm D, bạn nên lưu ý các điểm sau:

• Nội dung giao tiếp ngắn gọn, súc tích: Hãy đi thẳng vảo vấn đề bạn muốn đề cập với nhân viên, đừng vòng vo.
• Tôn trọng sự độc lập của họ: Nhóm D thích tự do hành động và đưa ra quyết định của riêng mình. Hãy cho họ sự tự do nhất định trong công việc và chỉ can thiệp khi cần thiết.
• Khen ngợi thành tích của họ: Nhóm D luôn phấn đấu để đạt được thành công và được công nhận. Hãy khen ngợi khi họ hoàn thành tốt công việc. Việc này nhằm cho họ thấy bạn đánh giá cao sự đóng góp của họ.

Khi trao đổi công việc hay tìm cách nói chuyện với sếp nhóm D, hãy tập trung thảo luận vào kết quả hơn là các bước làm chi tiết, chẳng hạn chỉ rõ ý tưởng mang lại kết quả mong muốn bằng cách nào. Bạn cũng nên đặt ra mục tiêu và kỳ vọng rành mạch từ đầu nhằm thống nhất cách nhìn nhận và tránh hiểu nhầm. Ngoài ra, hãy thể hiện sự tự tin bằng cách nói rõ ràng, dứt khoát, vì người nhóm Dominant coi trọng sự mạnh mẽ và dứt khoát. Việc sắp xếp lý lẽ và bằng chứng theo mạch logic sẽ giúp người nhóm D nắm bắt và trả lời nhanh.

Cách giao tiếp với người nhóm I

Người nhóm I có năng lượng lớn, nhiệt tình và giao tiếp khéo. Nhờ khả năng tạo không khí làm việc vui vẻ và kết nối quan hệ tốt, họ luôn muốn giao lưu, tìm dịp tạo sức ảnh hưởng và truyền cảm hứng.

Dưới đây là những cách trao đổi phù hợp với nhóm I:

• Tạo mối quan hệ thân thiện: Nhóm I coi trọng các mối quan hệ cá nhân và thích làm việc trong môi trường vui vẻ. Hãy dành thời gian để trò chuyện và xây dựng mối quan hệ với họ.
• Khuyến khích sự sáng tạo: Điểm mạnh của nhóm I là hay đưa ra ý tưởng mới và sáng tạo. Vì vậy, bạn hãy khuyến khích họ chia sẻ ý tưởng mới và cho họ cơ hội để thể hiện sự sáng tạo.
• Cung cấp phản hồi tích cực: Nhân sự nhóm I thích được khen ngợi và động viên. Hãy tập trung vào những điểm tích cực trong công việc của họ và cung cấp cho họ phản hồi mang tính xây dựng. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới.

Bạn có thể tạo động lực cho nhân sự nhóm Ảnh hưởng và gắn kết quan hệ bằng cách chia sẻ về bản thân, cũng như hỏi về sở thích, mối bận tâm của họ. Người nhóm này rất hợp với các câu chuyện kể, vì vậy hãy thu hút họ bằng câu chuyện đời thường và ví dụ thực tế. Bạn cũng nên hòa theo tinh thần nhiệt tình và năng lượng tích cực của họ nhằm thúc đẩy họ mở lòng nhiều hơn. Tuy nhiên, hãy hướng cuộc nói chuyện vào bức tranh chung, không dồn quá nhiều số liệu chi tiết gây rối. Bạn chỉ cần đặt câu hỏi, người nhóm I sẽ trả lời đầy đủ thông tin. Nếu chủ động hỏi nhiều về họ và nhắc lại tên riêng của họ nhiều lần, họ sẵn sàng mở lòng kể cho bạn mọi chuyện.

Cách giao tiếp với người nhóm S

Người nhóm S điềm tĩnh, kiên nhẫn, thích ổn định, trung thành và hết lòng vì công việc cùng đồng nghiệp, đồng thời chấp nhận thay đổi đột ngột. Dù vậy, người nhóm S luôn giữ gìn không khí làm việc hòa thuận và sẵn sàng giúp đỡ người khác.

Việc áp dụng các điểm này sẽ giúp quá trình làm việc với nhóm S diễn ra rất thuận tiện:

• Giao tiếp kiên nhẫn và thấu hiểu: Nhóm S cần thời gian để suy nghĩ và đưa ra quyết định. Do đó, bạn hãy kiên nhẫn, cho họ thời gian suy nghĩ trả lời và lắng nghe ý kiến của họ một cách cẩn thận.
• Thể hiện sự tin tưởng: Nhóm S cần cảm thấy được tin tưởng và tôn trọng để có thể cống hiến cho công việc. Hãy cho họ thấy bạn tin tưởng vào khả năng của họ và giao cho họ những trách nhiệm quan trọng.
• Thể hiện sự quan tâm và dành lời khen. Nhóm S chú trọng vào “con người”, do đó, hãy thể hiện tính nhân văn của bạn bằng cách quan tâm và khen họ. Lời khen chất lượng giúp bạn củng cố mối quan hệ khăn khít với nhóm này.

Để xây dựng liên kết chặt chẽ với nhân sự nhóm S, bạn nên nói chuyện bằng giọng bình tĩnh, cảm thông và thái độ cởi mở nhằm giúp họ cảm thấy được tôn trọng. Hãy nhấn mạnh tinh thần đồng đội và khuyến khích họ cùng làm dự án chung. Bạn cần kiên nhẫn xây dựng niềm tin với nhóm này từng bước bằng sự nhất quán và thật lòng trước khi tạo dựng sự thân mật. Ngoài ra, hãy trình bày các ý chính rõ ràng, có bố cục và gửi bằng văn bản nếu được để giảm áp lực theo dõi cho họ. Một khi đã hứa điều gì, bạn phải để ý và làm đúng lời hứa. Việc thể hiện sự quan tâm thật lòng đến con người và chú ý chi tiết nhỏ lúc trò chuyện sẽ chứng minh rõ nhất sự tôn trọng với suy nghĩ cùng mong muốn của người nhóm S.

Cách giao tiếp với người nhóm C

Người nhóm C có tính kỷ luật cao, cẩn thận và chuẩn xác, luôn gắn tiêu chuẩn công việc với chất lượng cùng độ chính xác tuyệt đối. Họ đòi hỏi quy trình phải liên tục hoàn thiện để đạt mức độ trọn vẹn, đồng thời thích làm việc theo kế hoạch rõ ràng, chú ý từng chi tiết và không thích sự vội vàng. Nhóm này chỉ đưa ra quyết định một khi đã nắm trong tay đầy đủ thông tin xác thực. Do người nhóm C rất tỉ mỉ và cẩn thận, việc chủ động ghi nhận thế mạnh cùng những lời khen đúng lúc sẽ tiếp thêm động lực để họ duy trì hiệu suất làm việc chuẩn xác, chất lượng.

Để tạo cơ sở cho các bước kế tiếp, người nhóm C hay nhìn lại các dữ liệu thành công trước đây, vì vậy bạn cần sẵn sàng đưa ra những thông tin đó. Khác với người nhóm D vốn chỉ quan tâm tới những gì đang và sắp xảy ra, người nhóm C muốn thấy con số cụ thể chứng minh hiệu quả từ trước nhằm chuẩn hóa quyết định cho các bước sau.

Dưới đây là những điều nên và không nên khi giao tiếp với nhóm C mà bạn cần nắm vững:

• Nên: Dẫn chứng số liệu, quy trình chuẩn hoặc tiền lệ đã được chứng minh; gửi trước tài liệu để họ có thời gian phân tích.
• Không nên: Dùng lập luận cảm tính ("tôi cảm thấy", "mọi người đều nghĩ thế"), ép ra quyết định ngay tại chỗ hoặc công khai chỉ trích lỗi sai chi tiết trước đám đông.

Trong tình huống giao việc cho người nhóm C, thông tin cần bảo đảm đầy đủ và chính xác về hạn chót, quy trình cùng kết quả mong muốn. Lời chỉ dẫn cụ thể và việc làm rõ thời hạn sẽ giúp họ lên kế hoạch làm việc trôi chảy. Vì người nhóm C rất xem trọng tính đúng sai, bạn hãy thông báo ngay lập tức mọi thông tin cập nhật mới. Để bảo vệ quan điểm của mình trước họ, bạn phải chuẩn bị kỹ, nắm chắc kiến thức và chuẩn bị sẵn số liệu dẫn chứng. Mọi dữ liệu đưa ra cần được sắp xếp theo mạch logic và có cấu trúc rõ ràng để họ thuận tiện phân tích. Suốt quá trình trao đổi, bạn hãy tôn trọng cách nhìn dựa vào dữ liệu thực tế của họ, hạn chế dùng cách nói mang cảm xúc cá nhân. Nếu xuất hiện bất đồng ý kiến, bạn hãy dùng dữ liệu tin cậy và căn cứ xác thực thay vì đưa ra nhận xét cá nhân.

Kỹ thuật nâng cao hiệu quả phối hợp

Khi thực hành giao tiếp với đồng nghiệp theo DISC, việc thấu hiểu và ứng xử theo phong cách riêng của từng người luôn quyết định hiệu quả hợp tác. Hãy đặt mình vào vị trí của người đối diện để lắng nghe, thể hiện sự quan tâm thật lòng và nhận lại phản hồi tốt từ họ.

Nguyên tắc kim cương

Ứng dụng DISC trong giao tiếp theo nguyên tắc kim cương yêu cầu bạn hiểu rõ từng phong cách để thay đổi cách ứng xử theo đúng mong muốn của người đối diện.

Nói chuyện theo phong cách của người khác cũng như cắm đúng chân sạc cho từng máy: bạn không thể dùng chung một chuẩn kết nối cho mọi người mà lại mong tất cả đều hiểu hết ý mình.

Mô hình 3A

Để giải quyết bất đồng và tránh xung đột nơi làm việc, mô hình 3A giúp cá nhân điều chỉnh hành vi theo từng bước. Trước hết, Awareness là nhận biết phong cách tự nhiên của bản thân và người khác. Kế tiếp, Acceptance là chấp nhận sự khác nhau khách quan thay vì đánh giá ai đúng ai sai. Cuối cùng, Adaptation là chủ động thay đổi tốc độ và cách nói nhằm đạt được sự đồng ý cao nhất.

Kỹ thuật gọi tên riêng

Có một điểm cần chú ý về việc dùng tên riêng khi nói chuyện.

Dù nói chuyện với nhóm người nào, mọi người đều thích nghe gọi tên riêng của mình. Vì vậy, bạn nên nhắc lại tên của họ tối thiểu 3 phút một lần để tạo được sự yêu mến.

Kế hoạch hành động cá nhân

Nâng cao kỹ năng giao tiếp nơi công sở bắt đầu từ việc hiểu người khác qua hành vi và cách ứng xử, cũng như nhận biết tâm lý cùng tính cách của chính mình. Việc xác định rõ tính cách của từng người giao tiếp sẽ giúp năng lực gây ảnh hưởng, thuyết phục, kết nối, xây dựng quan hệ và chinh phục người khác tăng lên rõ rệt.

Để từng bước biến hiểu biết lý thuyết thành phản xạ ứng xử thực tế, bạn có thể áp dụng các bước luyện tập dưới đây:

1. Nhận diện tính cách bản thân: Bạn chỉ mất khoảng 10-15 phút để hoàn thành bảng câu hỏi đánh giá DISC trực tuyến. Bài đánh giá này không có đáp án đúng hay sai và bạn cũng không thể thất bại; kết quả trả về sẽ nêu bật các sở thích cùng đặc điểm hành vi chính của bạn.
2. Điều chỉnh phương thức tương tác: Sau khi đã nắm rõ bản thân thuộc nhóm tính cách nào, bạn có thể giải thích một cách lịch sự với thành viên trong nhóm rằng mình thích phong cách giao tiếp ngắn gọn và trực tiếp. Hãy nhấn mạnh để đối phương hiểu rằng đây không phải lỗi của họ, mà đơn giản là cách giao tiếp giúp bạn phản hồi công việc hiệu quả nhất; kế đó, bạn hãy hỏi họ xem nên làm thế nào để việc trao đổi giữa hai bên diễn ra tốt hơn.
3. Kiên trì rèn luyện thói quen ứng biến: Nhận diện biểu hiện hành vi ở từng tính cách DISC thông qua khuynh hướng xử lý công việc, phương pháp tiếp cận và cách ra quyết định; từ đó tìm ra phương pháp khắc phục hạn chế và phát huy thế mạnh của từng nhóm để đạt hiệu suất cao hơn. Việc liên tục rà soát phản hồi thực tế kết hợp cùng các bài tập tình huống và đóng vai sẽ hỗ trợ bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp đều đặn mỗi ngày.

Cốt lõi của cách giao tiếp với từng nhóm DISC nơi công sở nằm ở sự chủ động quan sát, nhận diện đặc điểm tính cách và linh hoạt điều chỉnh nhịp điệu trao đổi theo từng đối tượng, thay vì gượng ép họ thay đổi. Việc thấu hiểu phong cách hành vi của chính mình lẫn đồng nghiệp qua mô hình DISC sẽ giúp bạn dễ dàng kết nối, giảm thiểu xung đột và nâng cao hiệu suất hợp tác mỗi ngày.